Название говорит само за себя. На подобных собраниях члены команды оценивают ход выполнения работы, сравнивая индивидуальные задания и полученные результаты с запланированными. Вторая важная цель собраний - планирование рабочих заданий на ближайший период.
Анализ текущего состояния дел - это одна из самых важных стратегий руководства, направленная на усиление ответственности и повышение качества работы членов команды.
Собрания полезны тем, что они:
- оказывают позитивное групповое влияние на всех членов команды. Каждый обязуется выполнить определенную работу и отчитаться о результатах на следующем собрании. Никто не сможет увильнуть от своих обязанностей, а потом на собрании отсидеться на галерке, поэтому все члены команды знают, кто действительно работает, а кто только создает видимость. В то же время собрания позволяют вам как руководителю узнать, на кого можно по-настоящему рассчитывать;
- держат вас в курсе событий, не заставляя прибегать к микро управлению. Собрания позволяют руководителю наблюдать целостную картину коллективной и индивидуальной работы, не прибегая к трудоемким индивидуальным беседам и проверкам. Вы также выясняете, кому из членов команды нужна ваша личная помощь;
- развивают навыки планирования. На подобных собраниях члены команды учатся планировать и реально оценивать свои возможности. Приняв участие в нескольких собраниях, они начинают лучше понимать свои истинные возможности и одновременно учатся не ограничиваться сегодняшним днем, а планировать на перспективу, что очень важно для эффективной работы команды;
- обеспечивают фокус внимания. Помните о принципе целеустремленности - одном из краеугольных камней создания команды. У каждого члена команды есть копия плана коллективной и индивидуальной работы, поэтому всем известно, кто конкретно отвечает за выполнение того или иного задании. Вес знают свои рабочие цели и приоритеты, поскольку сами помогали их утверждать;
- выявляют актуальные проблемы, требующие решения. Собрания помогают выявлять и разрешать сложные ситуации, и членам команды не приходится сражаться с проблемами в одиночку. Благодаря оперативному решению проблем команда быстрее добивается хороших результатов;
- повышают чувство ответственности, что, несомненно, служит основой успеха.
Чтобы собрания, посвященные анализу состояния дел, были эффективными, их следует проводить регулярно, раз в одну-две недели в зависимости от производственной необходимости и потребностей членов команды. Собрание обычно проводится в три этапа. На первом этапе команда отчитывается о текущем состоянии дел, на втором - обсуждает и решает актуальные проблемы, на третьем - планирует работу на очередной короткий период. В следующих трех статьях я предлагаю примерную схему проведения эффективного собрания по анализу текущего состояния дел.
Нужен ли отчет о ходе выполнения работы
Ниже приведен план проведения первого этапа собрания по анализу состояния дел. Каждый член команды рассказывает, что он сделал (или не сделал) по тому или иному пункту командного задания. Резюме отчета вносятся в колонку «Текущее состояние». После совещания этот письменный план-конспект используется как протокол отчетов по выполнению коллективных и индивидуальных заданий.
Ваши функции как руководителя - фасилитировать собрание. Вы не должны делать несколько дел одновременно, поэтому попросите одного из членов команды взять на себя роль секретаря и заполнить бланк отчета, а затем подготовить официальный протокол собрания. Распределять обязанности между членами команды полезно для повышения сплоченности и ответственности в коллективе.
Обсуждение актуальных проблем.
Индивидуальные отчеты часто выявляют проблемы, которые можно тут же обсудить. Если проблем нет, собрание идет своим ходом; порой проблемы настолько значительны, что для их обсуждения и решения требуется отдельное собрание.
Нередко проблемы связаны с невыполнением заданий членами команды. В подобных ситуациях все, что вам нужно, это задать вопросы на подобие следующих.
Что вы собираетесь сделать, чтобы завершить это задание?
Какая помощь вам нужна от других членов команды, чтобы выполнить задание?
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы преодолеть трудности, с которыми вы столкнулись?
Рассматривая проблемы, инструктор команды должен больше спрашивать, что собираются делать члены команды, а не рассказывать, как им поступать. Вы не обязаны быть всезнайкой, который раздает советы, вы просто должны убедиться, что, столкнувшись с проблемной ситуацией, команда сможет с ней справиться.
Планирование заданий на следующий период.
На третьем этапе происходит планирование заданий на следующий период. Сначала определите дату следующего собрания, а затем попросите членов команды указать результаты, которые они планируют получить к тому времени. На этапе планирования вы можете им помочь сконцентрировать внимание на задачах и реалистично оценить свои возможности по выполнению заданий.
Роль руководителя на собраниях по анализу текущего состояния дел сводится к расспросу о выполненных и невыполненных задачах. Не устраивайте публичную «порку», если какая-то работа не сделана, поскольку члены команды понимают ситуацию и часто устраняют проблемы уже к следующему собранию. С работниками, хронически не выполняющими свою работу, необходимо побеседовать тет-а-тет.
Максимально эффективные собрания.
Поскольку собрания служат основой продуктивной командной деятельности, команды должны нести ответственность за проведение эффективных собраний.
Каковы особенности эффективных собраний
На одном из первых собраний члены команды под вашим руководством должны определить критерии эффективного собрания. Для проведения плодотворного рабочего собрания важен ряд факторов:
- собрание начинается и заканчивается вовремя;
- члены команды принимают активное и конструктивное участие в собрании;
- собрание должно иметь четко определенные смысл и цель;
- повестка дня собрания должна быть заранее подготовлена и передана членам команды;
- члены команды приходят на собрание подготовленными;
- на собраниях рассматриваются только те вопросы, которые включены в повестку дня;
- собрание должно быть результативным;
- собрание протоколируется, протокол доступен всем участникам.
После первых нескольких собраний и потом время от времени просите членов команды оценить эффективность собраний. Результаты оценки и обсуждения также занесите в протокол собрания.
Если собрания по тем или иным пунктам регулярно признаются неэффективными, обсудите это и примите решение на специальном совещании.
Руководство и другие сотрудники организации нередко задают вопрос: «A чем занимается эта команда?» Ответить на этот вопрос позволяют две стратегии: составление краткого отчета и проведение презентации. Во-первых, они усиливают чувство ответственности у членов команды, во-вторых, удовлетворяют любопытство заинтересованных сторон.
Составление краткого отчета
Краткий отчет представляет собой письменный анализ достижений команды и предназначен не только для внутреннего пользования, но и для информирования заинтересованных лиц об успехах команды. Обычно подобные отчеты готовят раз в месяц или квартал.
Хорошо подготовленный отчет знакомит заинтересованных лиц с обшей картиной достижений, поэтому не вдавайтесь в подробности, а освещайте только основные факты. Вот примерное содержание отчета:
- анализ состояния важных производственных задач;
- при необходимости, сравнение достижений с основными показателями и критериями качества работы команды;
- обзор всех значительных результатов команды;
- планы на следующий период времени;
- другая актуальная информация, связанная с работой и персоналом.
Поскольку в кратком отчете излагается деятельность всей команды, в его подготовке должны принимать участие все се члены. Нельзя допустить, чтобы подготовка и составление отчета постоянно ложилась только на ваши плечи. Роль руководителя заключается в проверке окончательного варианта отчета. Сделайте подготовку отчета неотъемлемой частью работы команды, где каждый член команды готовит свою часть, а один-два работника сводят всю информацию в единое целое.
Если каждый сотрудник будет отчитываться перед начальством за достижения команды, он будет стараться выполнять свою работу как можно качественнее.
Собрание — основной способ взаимодействия учителя с родителями ученика. Для очень важно уметь правильно спланировать подобное мероприятие и эффективно провести его.
Как подготовиться к родительскому собранию? Рекомендации, приведенные в данной статье, несомненно, помогут педагогу провести мероприятие с максимальной пользой.
Чаще всего носят информационный характер, направлены на ознакомление с изменениями в жизни школы и класса. Такие мероприятия бывают отчетными, внеплановыми, совместными с учениками и родителями, тематическими.
Как подготовиться к общему собранию?
На общем собрании школы для родителей будущих первоклассников обязательно выступает директор учебного заведения, рассказывает об основных правилах школьной жизни, озвучивает план программы, внешкольных занятий, мероприятий, кружков и факультативов. Также он представляет учителей первых классов, дает каждому из них характеристику, описывает в общих чертах учебный процесс, программу материалов, рассказывает родителям о необходимых навыках ребенка перед началом обучения.
Директор или завуч обязательно проинформирует родителей о степени готовности ребят к школе, расскажет о способах улучшения школьного процесса, внешнем виде учащихся, школьной формы. Ребенок непременно должен уметь слушать учителя, знать и выполнять правила культуры поведения на уроке и перемене.
Подготовка к собранию перед началом учебного года
Как подготовиться к родительскому собранию перед 1 сентября? Обязательно продемонстрируйте собравшимся учебный материал по каждому предмету, объясните необходимость приобретения тех или иных пособий, тетрадей, методичек и пр. Если в указах министерства произошли какие-либо изменения, эту информацию также следует донести.
Кратко и чётко сформулируйте требования программы и шкалу оценивания по каждому предмету. Родители должны видеть и понимать, что все требования находятся в рамках учебной программы.
Основные нюансы
Стоит заранее продумать, как проводить собрания. Прежде всего необходимо позаботиться о наибольшей посещаемости. Для этого необходимо оповестить родителей о предстоящем мероприятии минимум за неделю до предполагаемого события. Также важно выбрать удачное время, подходящее большинству мам и пап. Важно сделать запись в дневнике учащегося о времени и месте собрания. В свою очередь, родители должны расписаться о том, что уведомлены о предстоящем мероприятии.
Крайне важно определиться с темой предстоящего собрания, составить план и следовать ему. Придерживайтесь «золотого» правила общения: начните с положительных моментов, затем перейдите к негативным новостям. Закончить можно планами и перспективами на будущее. Подчеркните, что вы непременно ответите на все интересующие вопросы в конце собрания.
Объясните, что вы всегда готовы встретиться и обсудить интересующие родителей вопросы в индивидуальном порядке. Для этого обозначьте время и место. Доведите до ведома мам и пап, что крайне нежелательно вмешиваться в учебный процесс, звонить и приходить в класс во время урока.
Не стоит говорить слишком быстро, медленно или тихо. Речь докладчика должна быть тезисной и максимально понятной. Тон беседы всегда должен оставаться благожелательным, тактичным и выдержанным.
В конце собрания стоит поблагодарить родителей за оказанную помощь классу. Очень хорошо при этом назвать их по имени-отчеству. Чтобы не ошибиться, обязательно составьте список имен и зачитайте его. Особо активных родителей желательно поощрить грамотами и вручить их на одном из собраний.
Повестка дня
Чтобы родительское собрание было правомочным, необходимо составить протокол его проведения. Как написать повестку дня собрания? Для начала необходимо выбрать секретаря. В его обязанности будет входить стенографирование, поддержание документации в порядке.
Повестка дня должна содержать такие темы, как «Итоги четверти», «Что влияет на качество учебы?», «Советы родителям».
Как подготовиться к собранию? Чтобы мероприятие прошло с наибольшей пользой для классного руководителя и родителей, необходимо определиться с темами, которые хотелось бы затронуть. Обязательно стоит составить план и четко следовать ему.
Продумываем все заранее
Для тех, кто не знает, как эффективно провести собрание, стоит предварительно составить Начать рекомендуется с краткого вступительного слова, определения тем, проблем и аспектов, которые будут затронуты на мероприятии.
В начале собрания можно обсудить проблемы класса, а также пути их преодоления. Затем перейти к перспективам, внешкольным мероприятиям и другим вопросам. Никогда не называйте пофамильно отстающих учеников, не указывайте на их ошибки и проблемы, трудности в поведении. Поблагодарив всех собравшихся за присутствие, попросите задержаться родителей, к которым у вас остались вопросы.
Организационные моменты
Желательно строить собрание в форме диалога, а не монолога. Стоит вовлекать родителей в принятие общеклассных решений, обмениваться мнениями, идеями, искать пути устранения проблем и трудностей.
По мере необходимости обсуждайте организационные вопросы (экскурсии, утренники, приобретение учебных пособий). Обязательно попросите родительский комитет составить отчет о проделанной работе, закупленных материалах и предоставить информацию о предстоящих тратах.
Очень важной темой родительского собрания является домашнее задание. Объясните мамам и папам, на что нужно обратить особое внимание при выполнении работы, чего вы ждете от ученика, покажите тетради тех ребят, которые могут служить примером для одноклассников.
Правила проведения собраний
Существуют четкие правила проведения родительских собраний. Мероприятие должно начинаться в установленное время, без задержек и опозданий. Обязательно поприветствуйте собравшихся и обратитесь к ним с вступительным словом.
Если вы планируете дать слово кому-нибудь из собравшихся, родительскому комитету — обязательно поставьте их об этом в известность заранее, чтобы у них была возможность тщательно подготовиться.
На собраниях должно проходить информирование родителей, а не констатация ошибок и неудач их детей. Также не следует обсуждать и осуждать личность и поведение ученика прилюдно.
Выбираем тему мероприятия
Как подготовиться к собранию? Чтобы провести мероприятие как можно лучше и эффективнее, нужно заранее составить подробный план мероприятия, выписать темы, которые хотелось бы поднять, подготовить иллюстрации, если это необходимо. Заранее стоит снабдить родителей учебными пособиями, бланками заявлений и прочей документации.
Учитель может провести микроисследования, подтвердить специфику своего преподавания научными фактами, убедить родителей в эффективности своей методики обучения.
На собрании можно показать родителям хорошие и не очень примеры тетрадей, не называя и не показывая фамилий.
Собрание для родителей первоклассников
Как подготовиться к собранию, если речь идет о самых младших учениках? Более подробно объясните, что именно должен уметь ребенок в 1 классе. Расскажите, как помочь первокласснику, как приучить к самостоятельности, определенному режиму дня.
Как эффективно провести собрание для родителей первоклассников? Можно рассказать о специфике этого возраста, особенностях развития ребенка, уточнить, какие личностные изменения происходят с малышом в этот период времени.
Обязательно напомните родителям о том, что ученику крайне важно иметь опрятный внешний вид, аккуратную прическу и придерживаться правил гигиены. Напомните о необходимости следить за здоровьем ребенка, зрении, осанке.
Обязательно расскажите родителям о том, в течение какого периода времени ребенок может отсутствовать в школе без предоставления справки от врача. Продиктуйте шаблон объяснительной записки, которую придется написать при непосещении учеником занятий.
Напомните о технике безопасности, как дома, так и в учебном учреждении, о соблюдении правил дорожного движения по пути в школу и домой. Также стоит рассказать родителям о необходимости интересоваться учебным процессом, достижениями и успехами своего ребенка.
Учитель должен научить ребят с самого детства бережно относиться к классному имуществу, придерживаться правил общей морали: правды, справедливости. Родители должны объяснять своим детям, как важно самосовершенствоваться, развивать свои способности. Эту тему педагогу также следует затронуть на собрании.
Ученик должен уважать учителя и взрослых, выполнять их задания и поручения, быть тактичным и вежливым, следить за своей речью, не опаздывать на занятия, не мусорить.
Подготовка к собранию. Как правильно начать собрание?
Собрание всегда должно начинаться вовремя, согласно объявленному времени, независимо от количества собравшихся.
Вначале обязательно поприветствуйте присутствующих и поблагодарите за явку. После этого можно приступать к положительным сторонам тех вопросов, которые запланировано обсудить на мероприятии.
Как правильно закончить собрание?
Постарайтесь не затягивать встречу. Обязательно оставьте немного времени в конце мероприятия, чтобы ответить на вопросы родителей.
По окончании собрания обязательно сделайте выводы, раздайте памятки, сформулируйте решения, к которым вы пришли совместно.
Предупредите родителей, что не вся информация, которая обсуждалась, должна быть известна ученикам.
Дайте информацию о следующем подобном мероприятии: приблизительном времени и темах, которые будут затронуты. Как подготовиться к собранию в будущем? Попробуйте задействовать кого-то из родителей, возможно, они помогут с оформлением или подготовкой конкретного пункта.
Поблагодарите всех собравшихся за то, что смогли уделить время.
Обязательно отметьте те положительные изменения, которые произошли с классом. Каждый должен уходить с родительского собрания с ощущением того, что он может помочь своему ребенку. Даже если ученик сталкивается с определенными трудностями, стоит завершить рассказ о нем каким-нибудь положительным моментом. Они обязательно есть! Если у ребенка увеличилась он стал более внимательным - это обязательно следует отметить.
Любите ли вы бывать на собраниях? Предвижу, что 50/50 ответит: «Да» и «Нет»! А теперь поставим вопрос по-другому, умеете ли Вы проводить их? Вот тут диапазон утвердительных ответов может быть не такой широкий. Почему? Хороший вопрос, но ответ позже! Что же такое Собрание? Для чего оно вообще проводится? С какой целью? Если 50% бывать на них не любит, а еще больше проводить не умеет? Ответ начнем искать в термине «Собрание»
- Собрание - совместное присутствие людей, членов одной организации, трудового коллектива и т.п., в заранее определенном месте (помещении) и времени для коллективного обсуждения какой-либо проблемы и принятия решения (Словарь Ожегова).
Эврика! - «…для коллективного обсуждения какой-либо проблемы и принятия решения»! Т.е. если этот управленческий инструмент, использовать эффективно, то и решение проблем и принятие решений будет качественнее. Поэтому, наверное, вы согласитесь с тем, что для активизации сотрудников и вовлечения их в улучшение жизни компании, стоит начать с улучшения качества проводимых собраний!
Какое же собрание можно назвать эффективным, а какое нет? К сожалению, большинство совещаний не достигают и половины той эффективности, которой могли бы достичь. Люди, которые присутствуют на них, часто отзываются о собрании, как о пустой трате времени. Если вспомнить, что именно вызывает отрицательное впечатление о собрании, то его участники, как правило, указывают на вполне определенные признаки:
- это было не коллективное обсуждение, а монолог ведущего;
- у участников не было возможности обсудить принятое решение, их с ним познакомили, как с данностью - вариант «обсуждение» отсутствует;
- у собрания не было ясной цели;
- в итоге решения так и не были приняты;
- по окончании собрания людям не сказали, что нужно делать (кто за что отвечает, какие сроки, необходимые ресурсы, полномочия и т.п.);
- обсуждение часто уходило в сторону от существа вопроса;
- не началось или не закончилось вовремя;
- тянулось слишком долго;
- много людей говорили одновременно;
- неудобные сидения, плохая слышимость, освещение, холодно, душно и т.п.;
- несколько человек полностью заняли собрание, и зачем меня позвали, непонятно…;
- одно и то же обсуждалось снова и снова;
- меня позвали для массовки J, бесполезно, был я там или нет, от меня там ничего не зависело.
Стоимость совещания = сумма среднечасового дохода его участников*количество часов совещания
Если стоимость совещания превышает экономический эффект принятых на нем решений, то стоит задуматься, а не скрытая ли (открытая) это подрывная деятельность:)? Все это конечно весело, если бы не было так грустно…
Теперь о том, а умеем ли мы проводить собрания? Насколько они эффективны? Чтобы ответить на него, нужно иметь понимание, что такое эффективное собрание? Каковы его признаки?
Пожалуй, самый главный признак эффективного собрания - это его результаты.
Как говорил один мой знакомый: есть результат - есть работа, нет результата - нет работы.
К признакам эффективного собрания можно отнести:
1. Наличие четко установленной цели собрания.
Существуют шесть причин для проведения собрания:
- Разрешение проблем
- Планирование
- Обратная связь (реакция, оценка)
- Принятие решений
- Распространение информации
- Сбор информации
Возможно сочетание нескольких целей
2. Распространена информация о собрании. Согласовано время и место.
3. Начато точно в назначенный час.
4. Собрание длится не более 2-х часов.
5. Есть повестка дня.
6. Выделено время для каждого вопроса повестки дня.
7. Повестка собрания реализована.
8. Участникам предоставлена возможность высказать свое мнение.
9. Закреплены ответственные за выполнение. Указаны сроки.
10. Обобщены результаты сообщено о дальнейших планах.
11. Озвучена благодарность участникам собрания.
12. Подытожены результаты и подготовлен отчёт.
Как проводить эффективные собрания?
Как и в любом управленческом процессе, в процессе проведения собрания, существует 4 этапа: планирование, организация, мотивация и контроль. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам эффективно использовать этот управленческий инструмент.
Этап планирование:
определяем цели и повестку дня, роли участников.
- Перед тем, как вы будете проводить собрание, подумайте о целях собрания: Чего вы хотите добиться? Какие вопросы решить? Какие решения необходимо принять? Чисто информационные собрания, обладают малой энергетикой и чтобы они не стали скучными, необходимо актуализировать практическую ценность полученной информации.
- Заранее определите роли участников. Кто, какую информацию и в каком виде должен подготовить (об этом лучше написать предварительно в повестке собрания). Кто будет проводить собрание или его отдельные блоки, кто будет вести протокол. О важности передачи информации (решений) после собрания я напомню ниже еще раз.
Этап организация:
определяем дату, время, продолжительность необходимую для проведения собрания, расставляем решение вопросов по сложности.
- Собрание не должно длиться больше 2 часов. Если же собрание, длительное и накопившихся вопросов предполагается решить много, то рекомендуется делать перерыв через каждые 1,5 часа на 15-20 минут. Если совещание предполагается на весь рабочий день, то нужно предусмотреть время на обед. Это связано с тем, что работоспособность не линейная, а волнообразная и белее эффективно будет периодически устраивать перерывы. Принятие важных решений на фоне усталости не самая лучшая идея. Не забудьте перед началом собрания указать, сколько времени оно продлится, например: «Собрание пройдет с 10.00 до 11.30 ч.» или «Совещание руководителей подразделений пройдет с 10.00 до 17.00» и т.п.
- Начинайте собрание точно в назначенный час. Если вы хотите, чтобы сотрудники не опаздывали, то начинайте встречу точно в назначенный час, даже если пришло всего несколько человек. Если опоздавшие придут и увидят, что собрание уже началось, в следующий раз они, скорее всего, постараются прийти вовремя. Поощряйте пришедших вовремя тем, что вы не заставляете их ждать, когда придут остальные.
- Если на собрании присутствуют незнакомые лица, представьте их друг-другу. Здесь правило такое: сначала гостей представляют принимающей стороне, затем представляют принимающую сторону гостям. Делайте это в дружеском тоне. Покажите людям, как вы цените их участие.
- Когда необходимо принять несколько решений, полезно расположить эти вопросы в таком порядке:
- легкие решения в первую очередь: присутствующим будет приятно начинать с простых решений;
- трудные, спорные решения, требующие долгих дискуссий и/или энергии должны ставиться после легких вопросов, но до того, как присутствующие начинают уставать.
- умеренные, не спорные решения: решения, которые имеют определенную важность, но по которым предполагается согласие большинства, следует ставить в конце.
- Выделите время для каждого вопроса повестки дня. По мере приобретения опыта организации собраний вы научитесь лучше определять, сколько времени необходимо для вопросов. Процесс должен быть организован так, чтобы вы не утратили контроль над ходом встречи, в итоге не добившись своих целей. Участники так же должны решить, сколько времени им нужно, чтобы продолжить обсуждение, и, откуда они возьмут это время, какими другими пунктами повестки можно пожертвовать, чтобы уделить больше внимания этому вопросу. Не забудьте о рекомендациях из первого раздела.
Этап мотивация. В проведении собрания это будет собственно проведение собрания, управление его ходом: Основная задача - сделать так, чтобы люди не ушли с совещания демотивированными. Если ваши сотрудники выходят с совещания в хорошем рабочем настроении, в ходе него поддерживают ваши идеи и готовы прийти на следующую встречу - вы на верном пути!
- Кратко ознакомьте присутствующих с повесткой дня. Расскажите о том, что запланировано сделать на собрании, и спросите, есть ли предложения что-то изменить или добавить.
- Предоставьте собравшимся возможность высказать свое мнение и почувствовать, что их слушают. Дайте людям понять, что вы цените их мнение. Уважайте каждого человека. Поощряйте, но не допускайте, чтобы некоторые участники доминировали в обсуждении или насмехались над словами или идеями других.
- Избегайте «ухода в детали» скрупулезное обсуждение вопросов, можно решить в рабочем порядке после собрания. Не останавливайтесь долго на одной проблеме, «застревание» чревато снижением энергии и скатыванием в пустоту.
- Если по некоторым, особенно сложным, вопросам единого решения нет, то спросите собравшихся, согласны ли они проголосовать по этому вопросу. Будьте гибким, но принципиальным!
- В решениях собрания указывайте сроки, ответственных за выполняемую работу, требуемые ресурсы и полномочия и т.п.
- Придерживайтесь повестки. Если вы заметите, что началось «растекание по древу» или «уход» от основной темы, обратитесь к собравшимся со словами: «Это интересный вопрос, но нам надо вернуться к делу!».
Этап контроль: Здесь необходимо подвести итоги того о чем говорилось на собрании, резюмировать основные решения.
- Обобщите результаты собрания и сообщите о дальнейших планах. Запланируйте время для подведения итогов.
- Продумайте способ текущего и итогового контроля над реализацией принятых решений!
- Поблагодарите людей и завершите собрание. Не забудьте поблагодарить каждого, кто участвовал в собрании, особенно тех, кто выполнял какие-то обязанности, помогал подготовить материалы, данные.
- Напомните всем дату следующего собрания.
- Закончите собрание вовремя или немного раньше. Запомните, никто не будет возражать против того чтобы закончить собрание раньше.
- Подумайте о коммуникациях. В начале статьи, я говорила, что напомню еще раз о важности передачи информации (решений собрания). Помните, что на эффективность проведенного вами собрания напрямую будет влиять то, доведена ли информация о его решениях (как прямым, так и косвенным) или нет. Не снимайте со счетов то, что на исполнительскую дисциплину влияет обычный человеческий фактор - память J! В текучке работы, о некоторых его решениях можно забыть! Разошлите всем присутствующим на собрании и заинтересованным лицам (сопричастным к его решениям), протокол собрания.
Вот, пожалуй, основные моменты, которые помогут вам использовать такой управленческий инструмент, как собрание сотрудников, с большей эффективностью.
Как же контролировать, принятые на собрании решения, как повысить исполнительскую дисциплину? В этом, вам поможет такой управленческий инструмент, как - ПЛАНЕРКА ! Именно на ней, в оперативном режиме, вы можете проводить текущий контроль и получить обратную связь от ответственных за реализацию определенных решений. Не вдаваясь в детали, кратко представлю, что же такое планерка:
- Планерка - это короткое, оперативное (не более 30 мин.) производственное совещание по обсуждению плана работы, тактике его выполнения.
Цель планерки - контроль над ситуацией и за достижением целей
Что получилось? И почему?
Что не получилось? И почему?
Что я планируется сделать? Как? Какой результат ожидать?
Периодичность проведения может быть разной:
Ежедневной,
2-3 раза в неделю
Еженедельной
Зависит от потребностей бизнеса.
В заключение статьи, хотелось бы рассказать читателям…… анекдот, который наводит на ответ, почему многие не любят ходить на собрания, и наводит на мысль: - Умеете ли вы проводить собрания?
Мама пришла за Вовочкой в детский сад, а тот весь испачкан. Мама спрашивает у Вовочки:
- Что случилось?
- А мы в производственное совещание играли.
- Это как?
- Все вместе собираются и начальник один всех пачкает...
- Плохая игра! Смотри, больше в нее не играй!
На следующий день мама опять встречает Вовочку, еще больше измазанного.
- А сегодня что?!
- А мы в профсоюзную комиссию играли.
- Это как?
- Все вместе собираются и начинают пачкать друг друга.
- Нехорошая игра! Больше в неё не играйте!
На третий день Вовочка - будто вылез из грязной лужи...
- В чем дело? (Возмущается мама)
- А мы сегодня в партийное собрание играли.
- Это еще как?
- Это когда все собираются и начинают пачкать кого-то одного…..
Есть компании, в которых существует традиция проводить собрания персонала. И могу сказать, что ATManagement Group не исключение. Мое успешное действие как исполнительного директора - это каждую пятницу проводить такие собрания.
Кто-то может подумать, что это трата времени персонала, и это время нужно уделять работе. Но для меня это отличная возможность зарядить своих сотрудников и дать подтверждение за отличную работу.
Какие задачи решаю я, когда провожу собрания персонала:
- Сотрудники понимают, как идут дела в компании, я информирую их о новостях.
- Руководители компании берут бОльшую ответственность за свои области и работают более эффективно (я покажу в этой статье, за счет чего это происходит).
- Сотрудники компании нацеливаются на достижение хороших результатов на новой неделе.
- Обмен опытом.
Я думаю, каждому руководителю хотелось бы каждую неделю видеть сотрудников, заряженных на достижение цели и повышение своей результативности. Конечно, одними собраниями этого не достичь, должен быть комплекс действий. Например, статистики (об этом можно узнать из видеокурса «Управление на основе статистик» на сайте www.rb.tv). Но как показывает моя практика - правильно проведенное собрание и регулярность этих собраний - это уже половина успеха.
С чего начать?
Решите, в какие дни Вы будете проводить собрание. Определите время. И начните делать это регулярно. Если Вы решили, что это будет 9.00 понедельника, то каждый понедельник не позже и не раньше проводите их!
Персонал может начать высказывать свои недовольства, «бубнеть», но кто в доме хозяин?! :) Уверяю Вас, через месяц таких еженедельных собраний Ваши сотрудники будут первыми приходить на работу!
Собрание я предпочитаю начинать с «переклички». Если компания небольшая, то можно делать это по именам. Я делаю перекличку по отделениям - как Вам будет удобно.
Проблемы и их решения
Этот этап собрания мне нравится больше всего.
Согласитесь, чаще всего проблемы решает сам руководитель. И как ценно, когда сотрудники приходят к нам не с вопросами, а уже с ответами! Эта часть собрания нацелена на то, чтобы сотрудники рассказали о том, с какими проблемами они столкнулись на прошлой неделе и как с ними справились. На этом этапе важно услышать именно уже решенные проблемы.
Вы можете начать эту часть с вопроса: «У кого на этой неделе были проблемы?» И Ваши сотрудники поднимут руки. После чего следует очередной вопрос: «А кто справился с этими проблемами?» И дальше попросите рассказать, как сотрудники справились со сложными ситуациями в своей работе.
Возможно, поначалу рук будет не так много, но чем дальше в лес, тем больше дров:) Когда в нашей компании было 20 человек, эта часть собрания длилась 20 минут. Сейчас, когда в Питерском офисе 40 человек, об успешных действиях и решениях проблем мы можем говорить часами.
Что интересно: чем продуктивнее была неделя, тем больше было проблем, с которыми люди справились. А когда сотрудники слушают, какие проблемы смогли решить их коллеги, они верят, что нет неразрешимых ситуаций, и они могут справиться с любыми сложностями. И вот еще: какие-то успешные действия Маши Петровой могут стать очень полезными в работе Васи Иванова.
Планы на неделю
После того, как сотрудники поделились своими успешными действиями, решениями проблем, я перехожу к общим объявлениям.
Что это может быть: новые акции для клиентов, новые правила компании, представление новых сотрудников или переводы на должности, праздничные дни и прочее.
Теперь исполнительный директор передает слово своим помощникам: коммерческому директору/директору по производству/ директору по развитию. Если в Вашей компании нет этих директоров, но есть ответственные за разные подразделения, то это их час.
По очереди руководители областей демонстрируют результаты за прошлую неделю (мы показываем статистики, это очень наглядно) и говорят, что было сделано их подразделением и что они планируют сделать.
Коммерческий директор говорит об общем доходе компании, планах по маркетингу и пр.
Директор по производству - о том, какие успехи на производстве, как дела с предоставлением услуг и так далее.
И завершающий этап проведения собрания - это так называемая раздача слонов. На общем собрании персонала мы всегда хвалим хорошие показатели, но никогда при людях не ругаем. Отчитать лучше тет-а-тет. Если за неделю у кого-то из сотрудников были выдающиеся показатели, именно на собрании самое время отметить таких молодцов публично.
Под завершение обязательно поблагодарите всех сотрудников за работу на прошлой неделе, напомните, какие цели стоят на следующую. В конце можете прочитать какую-нибудь вдохновляющую цитату. Собрание всегда должно закончиться на позитивной ноте!
Таким образом, «цель собраний персонала заключается в том, чтобы выработать у команды дух взаимного сотрудничества, а также скоординированность действий. Это показывает прямую зависимость между величиной их премиальных и производством - и тем самым дает возможность группе контролировать свой доход». (Л. Рон Хаббард, статья «Еженедельные собрания персонала»)
Поэкспериментируйте с таким вариантом собрания у себя в компании, а я буду рада услышать Ваши успехи или вопросы.
Интересных Вам собраний!
Инструкция
Сформулируйте главную тему собрания. Как правило, собрание коллектива проводится по одному актуальному поводу. Это может быть, например, анализ организации за год или переход на сокращенный режим рабочего времени.
Продумайте повестку дня. Ее пунктами станут конкретные вопросы, которые нужно обсудить. Их должно быть не менее двух и не более пяти. Располагайте вопросы по степени убывания значимости. Если тема собрания довольно обширна, последним пунктом повестки поставьте «Разное». Здесь вы сможете немного отклониться от основной темы и обсудить небольшие проблемы, волнующие в данный момент.
Подготовьте докладчиков. По каждому пункту повестки собрания должен выступить компетентный сотрудник, мнение которого считается в авторитетным. Предупредите его о предстоящем докладе за 1-2 недели, чтобы человек мог спокойно продумать свое сообщение. За 2-3 дня до собрания переговорите с каждым докладчиком, убедитесь, что текст его выступления готов и соответствует заявленной теме.
Подготовьте помещение для проведения собрания. Хорошо, если в вашей организации есть актовый зал или другая комната, оборудованная . В противном случае, используйте самое вместительное помещение. В день собрания там нужно будет установить достаточное количество стульев, подключить и настроить проектор, компьютер и микрофон, если они будут использоваться. Вы также можете заранее разложить для каждого участника совещания специальные папки с документами, которые будут обсуждаться.
Оповестите всех сотрудников о дате, времени и месте проведения собрания. Используйте один из традиционных способов: разместите информацию на доске объявлений, разошлите по электронной почте, позвоните начальникам структурных подразделений, переговорите лично с каждым работником. Ваш выбор будет зависеть от традиций компании и сотрудников.
Перед началом собрания зарегистрируйте присутствующих. Этот список вы позже приложите к протоколу. Начните собрание непременно в то время, которое наметили и которое было озвучено для сотрудников. Не ждите опоздавших, покажите значимость и серьезность мероприятия.
Объявите главную тему собрания и вопросы, которые будут рассмотрены на нем. Предложите коллективу выбрать председателя и секретаря собрания. Как правило, председателем избирают руководителя организации или его заместителя, а секретарем – делопроизводителя или офис- . Председатель будет собрание, поддерживать порядок и следить за регламентом. В секретаря входит ведение подробного протокола: выступлений докладчиков, вопросов к ним, обсуждений и предложений.
Придерживайтесь установленного регламента выступлений, иначе ваше собрание рискует затянуться до полуночи и так и не принять никаких решений. Как правило, основные докладчики имеют в своем распоряжении 15-20 минут, но не более 30. Содокладчики, выступающие по второстепенным вопросам, должны уложиться в 10-15 минут. Выступление участника из зала огранивается 2-3 минутами. Отвечать на вопрос можно не более 5 минут. В случае превышения времени твердо напоминайте о правилах.
После того, как повестка собрания исчерпана, и все желающие выступили, кратко подведите итоги собрания. Если были приняты важные решения, их проект необходимо зачитать вслух для всех присутствующих.
В течение двух дней после собрания вы должны подготовить окончательный вариант протокола и принятых решений. Протокол нужно согласовать и подписать у председателя собрания. Решения и сроки их исполнения доведите до сведения всех сотрудников, которым предстоит их реализовывать.
Считается, что собрания коллектива нужно назначать на среду или четверг, т.к. середина рабочей недели наиболее благоприятна для конструктивного обсуждения проблем и принятия решений.
Источники:
- как правильно провести собрание
Родительское собрание является средством взаимодействия учителя с родителями. Их проведение необходимо для повышения эффективности обучения. Посредством бесед на родительских собраниях семья знакомится с требованиями школы, новыми методами в обучении, достигнутыми результатами ребенка.
Инструкция
Собрание можно провести в форме выступления, т.е. лекции.Заранее проведите анкетирование и выясните, какие вопросы более всего волнуют родителей. Это поможет вам запланировать необходимые темы для выступления на собраниях.
Расскажите родителям, насколько дружны дети, нет ли конфликтов между ними. Обратите их внимание на то, как они могут помочь вам в развитии взаимовыручки, ответственности, выдержки у ребят.
Не высказывайте недовольство в отношении поведения или учебы какого-либо ребенка в присутствии других родителей. Все индивидуальные беседы проводите в конце собрания.
Будьте тактичны и внимательны, и вы добьетесь такого же доброжелательного отношения к себе.
Общее собрание проводится для обсуждения спорных вопросов, требующих принятия решений с учетом мнения большинства. Обычно здесь рассматриваются общие темы, но касающиеся каждого из приглашенных. А постановления, принятые на общем собрании, подлежат немедленной реализации уже без учета мнения тех заинтересованных лиц, которые не принимали участие в голосовании или оказались в меньшинстве. Проведение такого собрания требует качественной подготовки и оформления, чтобы все принятые решения могли иметь юридическую силу.
Инструкция
Подготовка к общему собранию заключается в качественной проработке тем, подлежащих к обсуждению. Для начала составьте их список под общим названием "Повестка дня". Здесь перечислите по пунктам темы с подробным описанием (если требуется) и указанием докладчиков по конкретным вопросам. Обсудите с докладчиками возможность их выступления (получите согласие) в указанное время и особенности проработки темы (время, отводимое для доклада), а также необходимость дополнительного (проектора или др.).
Напишите объявление для информирования о предстоящем . В нем должно быть указано время и проведения общего , повестка дня (перечень тем, предлагаемых к обсуждению). Разместите объявление в общественных местах, там где его могут прочесть заинтересованные лица. Если в повестке дня есть вопросы, касающиеся конкретных людей, им следует сообщить о собрании отдельно, иногда в письменном виде (в зависимости от важности вопроса).
